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8 Preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica

8 Preguntas frecuentes sobre Facturación Electrónica

Descubra las dudas generales que surgen a la hora de implementar la facturación electrónica en Colombia. La experiencia de aquellos que ya pasaron por este proceso alimentará el camino de los nuevos. Recuerde, quien no conoce su historia está condenado a repetirla.

¿Qué es la facturación electrónica?

Es un sistema digital que elimina el papel dentro del proceso de facturación. Se trata de la creación, emisión y recepción de documentos electrónicos (facturas de venta, notas de crédito y débito) por medio de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

¿Por qué debo implementar la facturación electrónica en mi empresa?

Los principales motivos por los que se debe adoptar esta nueva modalidad de facturación son:

  • Reduce gastos operativos y administrativos.
  • Simplifica tareas básicas.
  • Disminuye los errores derivados del factor humano.
  • Aumenta la seguridad y el control documental.

¿Qué hacer para adoptar este nuevo sistema?

Todas las empresas en Colombia tienen tres opciones para hacer parte de esta nueva solución:

1. Por medio de un software de facturación electrónica propio.

2. A través de la solución gratuita ofrecida por la DIAN.

3. Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

¿Qué hacer si no se cuenta con los recursos para adoptar la solución?

La DIAN ha dispuesto más de 80 proveedores tecnológicos aprobados en el mercado, dentro de los cuales se puede encontrar soluciones económicas con excelentes características, también puede ser materia de estudio la opción sin costo ofrecida por la DIAN.

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

De acuerdo con la última resolución expedida por la DIAN el 5 de mayo de 2020:

          Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal. (DIAN, 2020, P.14)

¿Qué pasa si no adopto la facturación electrónica?

La DIAN ha dispuesto sanciones económicas y operativas, según sea el caso, para todos aquellos sujetos que deban cumplir con esta obligación de acuerdo con la última legislación vigente y no adopten la normativa.

¿Hasta cuándo hay plazo de facturar electrónicamente?

El ultimo plazo para adoptar esta nueva herramienta está dado de acuerdo con la actividad económica principal que se registre en el RUT de cada empresa. Una vez se identifique el código de la actividad económica principal para su empresa, o código CIIU, podrá buscar en el nuevo calendario expedido por la DIAN cuando es la fecha limite para adoptar esta obligación sin incurrir en faltas que puedan acarrear sanciones.

¿Qué beneficios genera el adoptar esta nueva modalidad de facturación?

Dentro de los múltiples beneficios que brinda este nuevo sistema se puede encontrar:

  • Eliminación de riesgos de pérdida de documento físicos.

  • Eficiencia en la gestión documental.

  • Cuidado y protección del medio ambiente.

  • Consulta en línea.

  • Optimización en tiempos de entrega de documentos.

  • Mejora en la calidad de datos al controlar documentos electrónicos.

  • Incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de documentos electrónicos (Factura de Venta, Notas de Crédito y Débito) , reduciendo el tiempo de contabilización de la facturación.

  • Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.

  • Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85 %.

Conozca todos los planes y beneficios que tenemos para brindarle en Procesos y Procesos S. A. S.

Autor: Miguel Angel Triana Torres

Correctora de estilo: Ana Maria Rodriguez Sánchez

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