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¿Qué debe saber sobre la nómina electrónica?

Aquí le contamos un poco más sobre la Nómina Electrónica.

¿Qué debe saber sobre la nómina electrónica?

El 11 de febrero de 2021 la DIAN ha publicado oficialmente la resolución 000013 en donde dicta los parámetros que se tendrán en cuenta en la implementación de la nómina electrónica. Estamos ante un paso más para la trasformación digital de las empresas colombianas.

Esto quiere decir que ya existe una normativa legal vigente que dicte los términos específicos y fechas exactas para implementar este nuevo mecanismo, de esta forma la resolución fue expedida en acompañamiento de su propio anexo técnico, logrando exponer todos los lineamentos específicos sobre la implementación de la nómina electrónica en Colombia.

¿Para qué sirve la nómina electrónica?

Sirve para soportar los gastos de nómina y deducciones originadas de una relación laboral para efectos de los impuestos de renta y otros. cuando aplique. En el momento en que la nómina electrónica sea obligatoria en Colombia de acuerdo con el calendario oficial publicado en la resolución previamente mencionada, no se podrá descontar del impuesto de renta anual la nómina como gasto, si esta no es emitida de forma electrónica bajo los lineamientos estipulados por la DIAN en la normativa legal vigente.

¿Qué diferencias hay entre la factura y la nómina electrónica?

Su proceso de emisión es similar al proceso actualmente definido para la facturación electrónica. Con relación a las similitudes se puede evidenciar que se requiere validación por parte de la DIAN y se debe usar un formato de archivo estandarizado, aunque son archivos con estándares diferentes definidos por su respectivo anexo técnico. Otra similitud es que se deben tener disponibles los archivos durante un tiempo mínimo de 5 años, tal como sucede con la factura electrónica.

Aun así, existen diferencias bastante significativas entre la emisión de facturas y nóminas electrónicas. Las facturas electrónicas se generan en cortos lapsos de tiempo y en la medida que el usuario lo requiera, por otro lado, la nómina electrónica deberá ser reportada y emitida a la DIAN dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente al pago. Otra diferencia para resaltar es que las bases de datos fuentes de la información son distintas entre la factura y la nómina electrónica.

¿Quién está obligado a implementar la emisión del documento soporte para Nómina Electrónica?

Según la resolución 000013 en el Articulo 1, punto numero 15:

          Los sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.

En otras palabras, como hemos mencionados previamente, únicamente se podrá descontar la nómina como gasto del impuesto de renta anual, entre otros, si esta es emitida de forma electrónica bajo los lineamientos estipulados por la DIAN en la normativa legal vigente. De esta forma se llevará a cabo la obligatoriedad de implementar la nómina electrónica en Colombia.

¿Cuándo se debe implementar la nómina electrónica?

La DIAN ha expuesto claramente el calendario de implementación para los sujetos obligados y ha dividido este calendario en 7 grupos diferentes de acuerdo con su número de empleados y existencia de la siguiente forma:

Las fechas expuestas en este calendario han sido extraídas de la resolución oficial 000013 publicada por la DIAN el 11 de febrero de 2021.

¿Cuál será el proceso de implementación de la nomina electrónica?

Tal como sucede con la factura electrónica, todos aquellos obligados a expedir el documento soporte de nómina electrónica deberán hacer los procesos en el ambiente de habilitación para hacer sus respectivas pruebas y luego en el ambiente de producción una vez se surta satisfactoriamente el proceso de habilitación.

Por cada empleado se debe generar un documento electrónico mensual como soporte de pago de la nómina.

La representación gráfica del documento electrónico de nómina debe incluir un código único de nómina electrónica (CUNE).

La mejor opción para implementar la nómina electrónica es a través de un proveedor tecnológico aprobado por la DIAN. Desde Procesos y Procesos estamos preparados para ofrecer este servicio y que cumpla con todos los requisitos exigidos por el ente gubernamental.

En el siguiente enlace puede ver la resolución completa:

Resolución 000013 – Nómina Electrónica

Autor: Miguel Angel Triana Torres

 

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