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¿Que es la Facturación Electrónica?

Guía básica para entender que es la facturación electrónica y como afecta a tu empresa.

¿Que es la Facturación Electrónica?

La facturación electrónica implica que su empresa emita sus facturas de venta de manera electrónica, a diferencia del modo convencional utilizado (a papel o computador). Para facturar electrónicamente es necesario que su compañía cumpla con una serie de requisitos obligatorios indicados por la DIAN. Con ayuda de Procesos y Procesos, este trámite de habilitación pude realizarse de manera remota en cuestión de días desde cualquier lugar del país, solo es necesario contar con conexión a internet.

Una vez su empresa comience a hacer parte de esta nueva modalidad de facturación (factura electrónica), la DIAN verificará la validez de cada dato suministrado en cada factura de venta o documento electrónico emitido. Por este motivo, cada factura de venta emitida debe llegar primero al ente regulador antes de llegar al adquiriente final. ¡No se preocupe! Este proceso de validación tardará menos de lo que piensa, sus clientes recibirán la factura electrónica en cuestión de minutos o, incluso, segundos.

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¿Qué es la factura electrónica?

Es, ante todo, una factura. Esto significa que sus implicaciones legales son exactamente las mismas que conlleva realizar una factura convencional de papel. La única diferencia es que la factura de venta electrónica se expide y se recibe en formato electrónico.

Características generales de la factura electrónica:

  1. Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar, establecido por la DIAN.
  2. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  3. Cumple los requisitos del artículo 617 del ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
  4. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  5. Incluye el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

¿Cómo funciona esta nueva modalidad de operación?

¡Con Procesos y Procesos su empresa solo tendrá que preocuparse por los pasos 1 y 2, del resto nos encargamos nosotros!

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Para realizar una factura electrónica es necesario que su empresa cuente con un programa de facturación electrónica. Debe garantizar que la factura de venta electrónica emitida por su programa cumpla con todos los requisitos exigidos por la DIAN en la Resolución 000030 de 2019 y en el anexo técnico establecido. Recuerde que cada factura electrónica debe ser validada correctamente por la DIAN antes de llegar a sus clientes. Si una factura de venta electrónica no contiene los requisitos necesarios, esta entidad nunca la aceptará y su cliente nunca la recibirá.

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¿Cuáles beneficios genera la facturación electrónica?

Reducción de sus gastos de facturación:

Una vez su empresa comience a facturar electrónicamente, la reducción de costos en facturación no se hará esperar. Reducirá los gastos inherentes al almacenamiento, impresión y mensajería de estos documentos. Con nuestro portal de facturación electrónica podrá realizar estos procedimientos en cuestión de segundos y, finalmente, ¡sus clientes recibirán el documento en cuestión de minutos!

Seguridad y rapidez en la emisión de documentos:

Al efectuar su facturación electrónica con un proveedor autorizado como Procesos y Procesos, estará contando con el total respaldo de una empresa que cumple a cabalidad con todos los requisitos exigidos por las entidades reguladoras en materia de seguridad y protección de datos, sin dejar atrás la eficacia y rapidez de nuestro servicio para que sus clientes reciban cada una de sus facturas electrónicas en poco tiempo.

Simplificación de los procedimientos administrativos:

Al hacer parte de esta nueva modalidad de facturación, más eficiente y económica, su empresa lograra reducir sus procedimientos administrativos. Podrá asignar diferentes tareas y roles para cada usuario, dependiendo del programa de facturación electrónica que escoja. Procesos y Procesos le ofrece varias modalidades para que seleccione el paquete que mejor se ajusta a su empresa. Adicionalmente, podrá acceder a todos sus documentos de manera online sin necesidad de imprimir o archivar ningún elemento físico.

Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento:

Todos los datos informativos empleados a la hora de realizar una factura de venta, como lo son los datos básicos de sus clientes, serán almacenados en una base de datos disponible para usar a la hora de crear cada factura de venta electrónica. Solo deberá ingresar la información que sea nueva, reduciendo errores operativos y recursos destinados a estas operaciones.

Mayor control documental:

El almacenamiento y organización ofrecido le permitirá a su empresa procesar cada documento emitido con una mayor calidad de control documental. La facilidad de búsqueda y registro de documentos le permitirá eliminar procesos dispendiosos que solo ralentizan el proceso de facturación.

¿Qué documentos se pueden emitir electrónicamente, además de las facturas de venta?

Nota de Crédito

Documentos electrónicos para aplicar descuentos o anulaciones sobre facturas de venta electrónicas ya emitidas.

Recuerde que en facturación electrónica la única manera de anular una factura de venta ya emitida es a través de la generación de un nota crédito por el mismo valor facturado.

Nota de Débito

Documentos electrónicos para aplicar valores adicionales sobre factura de venta ya emitidas. En resumen, este documento permite realizar la acción contraria que haría la generación de una nota de crédito.

Autor: Miguel Angel Triana Torres

Correctora de estilo: Ana Maria Rodriguez Sánchez

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