Llámanos! +57-310-8816698

 

Siete tips para implementar la facturación electrónica

Siete tips para implementar la facturación electrónica

La implementación de la facturación electrónica es una obligación en Colombia a partir del año 2020, según la última normativa vigente expedida por la DIAN (Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020).

La inclusión de este nuevo sistema de facturación en el país es, sin dudad, un camino directo hacia la eficiencia tecnológica para las transacciones comerciales. Es con esta nueva herramienta que comenzaremos a hablar un lenguaje universal a nivel nacional y estaremos siguiendo los pasos de las grandes economías desarrolladas en Europa y Norteamérica. El intercambio electrónico de documentos no es más un lujo o innovación dentro de cada compañía, ahora se trata de una base general para constituir y mantener una empresa, bien sea grande, mediana, pequeña o micro.

Cabe mencionar que este nuevo paso para todas las compañías implica la mejora en la productividad y eficiencia, debido a la reducción de costos y mejoras en los procedimientos administrativos que actualmente son un factor ralentizante para el desarrollo de todo negocio.

Según José Falcato, Country Manager de Saphety en Colombia:

               “La documentación electrónica se convierte en el primer escalón de un intercambio digital de documentos en el que la DIAN tomará lugar como aliado certificando, por lo que es importante que las empresas tengan un cambio de mentalidad y se prepararen adecuadamente para su implementación”.

Principales tips para su correcta implementación:

  1. Tenga en cuenta que este proceso es básicamente hacer una transformación de un proceso físico a un proceso netamente digital, en lo que respecta a la facturación de su empresa. Para una implementación más efectiva, diagrame su procedimiento actual y verifique que elementos específicos se verían afectados por la transición y como mitigarlos con el correcto proveedor tecnológico.

  2. Evite pagar costos adicionales que no son necesarios, elija con mucho cuidado a su proveedor tecnológico y asegure una correcta asesoría en el proceso previo para convertirse en facturador electrónico, así como también un excelente servicio posventa. Recuerde, este es un lineamento nuevo en el país, siempre surgirán retos y deberá contar con un aliado estratégico que lo ayude a superarlos.

  3. Asegure una correcta capacitación del personal de su empresa por parte de su proveedor tecnológico. La facturación electrónica no es un concepto desarrollado solo para contadores o personas con experiencia en el sector financiero.

    Cualquier persona puede entender de qué se trata esta nueva obligación y su comprensión no requiere de un grado alto de escolaridad, evite caer en los principales mitos que se han generado alrededor de esta temática.

  4. Existen proveedores tecnológicos que cuentan con su propia solución manual. Si su empresa no cuenta con un sistema de facturación digital y realiza las facturas de forma convencional (a mano o impreso), existen soluciones económicas que le permitirán acogerse a esta nueva obligación sin adquirir un sistema de facturación propio con un costo más elevado.
  5. El certificado digital es obligatorio para emitir documentos electrónicos y es diferente a la firma digital utilizada para declarar impuestos ante la DIAN. Asegúrese de contar con un proveedor tecnológico que le garantice su certificado digital dentro de los costos de implementación, o tendrá que pagar por este lineamiento obligatorio anualmente.

    La normativa vigente expresa claramente la necesidad de contar con este elemento para poder emitir facturas de venta electrónicas.

  6. Las especificaciones técnicas expresadas por la DIAN han sido sujeto de múltiples cambios en los últimos cuatro años. Asegúrese de que su proveedor tecnológico le garantice un correcto cumplimiento de la norma actual y futura, sin incurrir en costos adicionales.
  7. Recuerde que no cumplir con la norma en la fecha obligatoria para su empresa, dada según el último calendario publicado por la DIAN, puede acarrear una multa equivalente al 1 % del valor de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT (32 millones de pesos). Además, quienes sean reincidentes pueden sufrir el cierre del establecimiento.

Conozca todos los planes y beneficios que tenemos para brindarle en Procesos y Procesos S. A. S.

Autor: Miguel Angel Triana Torres

Correctora de estilo: Ana Maria Rodriguez Sánchez

shares
Abrir chat